Escrow - Security to software projects

Depositionsavtal är en del av företagens riskhantering

Dagens företag blir allt mer beroende av fungerande informationsteknologi. Vet du vad du ska göra om en leverantör av en affärskritisk programvara går i konkurs eller slutar tillhandahålla underhåll och produktsupport?

Handelskammarens depositionstjänst gör det möjligt att lagra dataprogrammens källkod och annan dokumentation, som är av yttersta vikt för ett företags verksamhet. Ett företags programvara kan endast underhållas och utvecklas med hjälp av källkoden.

Handelskammaren tar i egenskap av ett oberoende depositionsombud emot material för säker förvaring och om problem uppstår lämnar man ut det deponerade materialet i enlighet med de villkor som överenskommits i depositionsavtalet. Endast ett externt ombud kan göra det lagrade materialet tillgängligt för ett företag också om en tvist uppstår. Företagsledningen och de IT-riskansvariga personerna bör överväga att använda en depositionstjänst i samband med överlåtelsen av alla viktiga programvaror.

Utöver förvaring av källkod kan depositionstjänsten användas för att förvara dokumentation som recept, tillverkningsinstruktioner och dokument som styrker upphovsrätt.

På den här webbplatsen kan du läsa mer om Handelskammarens depositionstjänst, hitta färdiga avtalsmallar och information om hur du ingår ett depositionsavtal.

Depositionsavtal i ett nötskal

Genom att inkludera depositionstjänsten i ett programvaruprojekt kan du säkerställa företagets verksamhet även i oförutsedda situationer, till exempel om en leverantör av någon anledning inte kan fullgöra sina åtaganden.

Leverantören och kunden kommer överens om hur Handelskammarens depositionstjänst skall användas i IT-leverantörskontraktet.

Leverantören, depositionsombudet och kunden tecknar ett depositionsavtal

Depositionsombudet tar hand om materialet och ordnar med en säker förvaring

Leverantören ansvarar för att hålla det deponerade materialet uppdaterat

Depositionsombudet lämnar ut det deponerade materialet till kunden när villkoren har uppfyllts

Avtalstyper och standardavtal

Standardavtal för deposition skapas i samarbete med experter på området.

Alla avtalsmallar kan laddas ner som Word-dokument på både finska och engelska.

Prislistan bifogas det undertecknade avtalet innan avtalet skickas till Handelskammaren.

En enskild deposition

Ett enskilt depositionsavtal sluts mellan innehavaren av upphovsrätten till programvaran och kunden (dvs. licensinnehavaren) och depositionsombudet. Avtalet används som en del av en kundanpassad programvaruleverans.

Ladda ner ett modellavtal

En gruppdeposition

Ett gruppdepositionsavtal är ett avtal mellan säljaren, depositionsombudet och flera köpare. Programvaruleverantören sluter först ett avtal med depositionsombudet. Vid försäljningen av användarlicenser informeras köparna om möjligheten att ingå ett gruppdepositionsavtal genom ett enkelt tilläggsavtal. Gruppdeposition är det bästa alternativet i en situation där flera kunder köper en liknande produkt, till exempel CRM-programvara eller programvara för finansiell förvaltning. Gruppdeposition innebär mindre arbete för säljaren eftersom endast en deposition görs hos Handelskammaren, och denna kan utnyttjas av alla köpare. Köparen å sin sida kan skydda en viktig del av verksamheten på ett smidigt och kostnadseffektivt sätt.

Ladda ner ett modellavtal

Upphovsrättsdeposition

Dataprogram är skyddade av upphovsrättslagarna. Upphovsrättslagen ger upphovsrätten till skaparen av dataprogrammet. Men, upphovsrätten till programvara finns inte registrerad i några offentliga register. Det har lett till att upphovsmän till programvara ofta har svårt att bevisa när de skapade en viss programvara. Problem har t.ex. uppstått när konkurrenter eller före detta anställda vid ett företag senare har skapat en liknande produkt. Genom att lagra källkoden till ett dataprogram i Handelskammarens depositionstjänst kan företaget entydigt bevisa att man skapade programvaran vid en viss tidpunkt.

Ladda ner ett modellavtal

Dokumentdeposition

Olika typer av dokument kan förvaras av ett depositionsombud under en fastställd tidsperiod. Genom depositionen kan man till exempel säkerställa att material som berör en företagsöverlåtelse förblir oförändrat under depositionstiden.

Ladda ner ett modellavtal

Depositionstjänster

Prislista

Ett pålitligt finländskt depositionsombud
Säker förvaring skyddar mot skaderisker
Kontinuerlig specialistsupport
En kompetent och trevlig kundtjänst

€ 1220

Ett enskilt depositionsavtal, årlig avgift

Ladda ner prisuppgifter

€ 620

Ett gruppdepositionsavtal, årlig avgift

Ladda ner prisuppgifter

€ 670

Ett depositionsavtal för upphovsrätt, årlig avgift

Fråga om pris

€

Ett depositionsavtal för dokument, årlig avgift

Fråga om pris

Benefits of an escrow agreement

Ur ett leverantörsperspektiv innebär det en risk att lämna ut källkod och annat konfidentiellt material till en kund. Hur kan leverantören vara säker på att kunden kommer att hålla källkoden säker och konfidentiell och inte använda den i förtid? Vad händer om många andra kunder begär källkoden?

Ur ett kundperspektiv innebär det en risk om källkoden och annat material som krävs för underhåll och uppdateringar inte är tillgängliga. Hur kan funktionen hos en affärskritisk programvara säkras om leverantören oväntat går i konkurs eller av någon annan anledning inte kan fullgöra sina åtaganden?

Fördelar – Leverantör

Smidigare avtalsförhandlingar
Skapar förtroende hos potentiella kunder
Säker och samlad förvaring på en neutral plats

Fördelar – Kund

Möjlighet och laglig rätt att underhålla, uppdatera och förbättra affärskritiska programvaror
Minskar risken för allvarliga störningar i verksamheten
Eliminerar oron för leverantörens leveransförmåga
Säkerställer företagets kontinuitet

Skulle ett depositionsavtal passa just dig?

Överväger du att sluta ett depositionsavtal som en del i riskhanteringen i ett programvaruprojekt, men vill först veta mer om hur depositionsavtal fungerar?

Ladda ner PDF-guiden och läs mer, särskilt om fördelar och möjliga utmaningar hos ett individuellt depositionsavtal.

Ladda ner guide (FI)

Upprättande av ett depositionsavtal

I den inledande fasen av ett depositionsförfarande kommer leverantören och kunden överens om villkoren för depositionsavtalet med utgångspunkt från ett standardavtal, där det till exempel fastställs när det förvarade materialet skall överlåtas, vad kunden kan göra med det släppta materialet, hur ofta materialet ska uppdateras, hur materialet valideras och liknande.

När Handelskammaren har godkänt avtalsförslaget och alla tre parter har skrivit under avtalet kan källkoden överlämnas till Handelskammaren för förvaring.

01 Överenskommelse om ändringar

Avtala möjliga ändringar i standardavtalet mellan programvaruleverantören och kunden och inkludera ändringarna i avtalet.

02 Avtalsförslag

Skicka avtalsförslaget per e-post till alexa.kavasto@helsinki.chamber.fi eller kati.mattinen@helsinki.chamber.fi

03 Underteckning av avtalet

När Handelskammaren har godkänt avtalsförslaget ska programvaruleverantören och kunden skriva under avtalet och skicka det till Handelskammaren i tre (3) exemplar.

04 Kopior av avtalet

Handelskammaren överlämnar en undertecknad kopia av avtalet till varje part. Materialet kan därefter levereras för deposition, eller, i enskilda fall, ännu tidigare, om detta har överenskommits med en representant för Handelskammaren.

05 Material som ska förvaras

Programvaruleverantören måste leverera det avtalade materialet som ska förvaras till Handelskammaren inom 14 dagar efter att avtalet har trätt i kraft (undertecknandet). Det material som ska förvaras skall skickas per post eller med kurir till: Helsingfors Handelskammare, Depositionstjänsten, Kalevagatan 12, 00100 Helsingfors

06 Förpackning för det material som ska förvaras

Materialet måste levereras i ett förseglat emballage och det måste innehålla det avtalade materialet lagrat på ett maskinläsbart medium. Förpackningen får inte vara större än 35 cm x 30 cm x 10 cm, om inte annat har överenskommits.

07 En skriftlig bekräftelse

Det material som levereras till Handelskammaren måste åtföljas av en skriftlig bekräftelse som anger avtalets parter, det datum avtalet slöts, det datum då materialet lämnades in för förvaring och en detaljspecifikation av det material som har lämnats in för förvaring. Avtalets parter och förslutningsdatum måste också anges på paketet.

08 Mottagande av material

Handelskammaren skickar en bekräftelse på mottagande inom sju (7) dagar efter att materialet har inkommit till Handelskammaren.

09 Uppdatering av material

Om programvaruleverantören levererar en ändrad eller uppdaterad version av programvaran till kunden skall det material som innehåller ändringen levereras till Handelskammaren inom 30 dagar efter leveransen till kunden.